Wenn immer mehr Ampeln auf rot stehen
Es gibt Projekte die sich - langsam aber stetig - immer mehr in den roten Bereich bewegen.
Während das Team immer mehr Anstrengungen unternimmt, wächst der Druck von allen Seiten und es stellt sich die Frage:
Wie bekomme ich mein kritisches Projekt wieder in den Griff?
Ulrich Dürr
Dipl. Ing. eMBA und leidenschaftlicher Projektleiter
Liebe Managerinnen und Manager,
es gibt unzählige Statistiken warum und wie Projekte scheitern, die Realität ist, es kommt immer wieder vor.
Wie erkenne ich, dass ein Projekt nicht mehr rund läuft?
1. Ständige Verschiebungen von Deadlines
Termine verden kurzfristig verschoben oder Deadlines werden regelmäßig verpasst.
2. Fehlende Kostentransparenz
Im besten Fall wird das Budget überschritten, oft gibt es jedoch gar kein phasenbezogenes Budget welches aktuelle Kontrollen ermöglicht.
3. Unzufriedenheit im Team
Differenzen zwischen Funktionen, Überlastung, fehlende Performance
4. Kommunikationsprobleme im Umfeld
Differenzen mit Auftraggebern oder Linienfunktionen
Warum ist es so schwer aus dieser Situation herauszukommen?
Viele Organisationen erkennen die frühen Signale nicht rechtzeitig oder glauben, dass das Projektteam mit einiger Anstrengung das Projekt wieder auf Kurs bringen wird.
Das Projektteam wird mehr und mehr gezwungen Störungen und Abweichungen zu beheben und verliert den Fokus auf das ursprünglich geplante Ziel.
Traditionelle Massnahmen des Managements (zusätzliche Berichte, Sondersitzungen, Aktionspläne) belasten den Projektleiter und behindern ihn bei seiner eigentlichen Tätigkeit zusätzlich.
Was ist das grösste Problem bei der Änderung der Situation?
Die Zeit.
Zunächst merkt nur der Projektleiter, dass es nicht rund läuft,
Einige Monate später wird die Linie aufmerksam,
Erst nach 5-6 Monaten realisiert es der Bereich oder die Geschäftsleitung.
Und erst dann beginnt in der Regel die Suche nach einer Lösung. Soll diese mit externen Kräften umgesetzt werden, vergehen meist weitere wertvolle Monate bis ein externer Dienstleister wirkungsvoll unterstützen kann.
Wie kann eine schnelle Reaktion aussehen?
- Zunächst ist es wichtig die Situation des Projektleiters zu verstehen. Wie sieht er seine Rolle in der aktuellen Situation?
- Als nächstes muss der Projektstand ermittelt werden. Wo steht das Projekt in Bezug auf Ziele, Kosten, Zeitplan?
- An welche Erwartungen an das Projekt ist der Projekterfolg verknüpft?
- Welche Handlungsoptionen ergeben sich aus der Gesamtsituation?
- Erarbeitung eines Massnahmenplans, gegebenenfalls unter Einbezug von Auftraggeber, Geschäftsleitung, Lieferanten, usw.
Warum ist eine schnelle Reaktion so wichtig?
Augrund meiner Erfahrung als Projektleiter, Projektdirektor, Auditor und Coach kenne ich viele Beispiele wie Projekte auch in einem schwierigem Umfeld gut gemanagt werden können. Nicht immer sind es Probleme im Projektteam selbst. Oft kommen Störungen auch von aussen (falsche Erwartungen, unklare Ziele, Verträge). Unter Einbezug des Umfelds können wirkungsvolle Massnahmen schnell eingeleitet werden und so ein grösserer Schaden vermieden werden.
Die Vorteile von Coaching
- Ein Coach kann in einer schwierigen Situation unterstützen, ohne die bestehende Organisation zu stören.
- Ein Coach ist schnell verfügbar weil er nicht permanent vor Ort sein muss.
- Aufgrund seiner grossen Erfahrung kann er schnell grundlegende Probleme erkennen und adressieren, auf allen Ebenen.
